Rappresentanza previdenziale in Italia: quando l’azienda estera deve nominare il rappresentante previdenziale

Un datore di lavoro estero privo di una sede in Italia, che impiega un lavoratore dipendente il quale svolge la propria attività in Italia, deve di regola aprire una posizione contributiva presso l’INPS tramite un rappresentante previdenziale. La rappresentanza previdenziale permette alla società estera di assolvere gli obblighi contributivi italiani senza costituire una filiale o una società.

L’obbligo, tuttavia, non è uniforme. Dipende dal Paese in cui ha sede il datore di lavoro, dall’esistenza di un accordo di sicurezza sociale con l’Italia e dalle modalità con cui il lavoratore presta la propria attività.

Che cos’è la rappresentanza previdenziale

La rappresentanza previdenziale è la posizione contributiva che l’impresa estera apre presso l’INPS, in nome e per conto proprio, affidandone la gestione a un rappresentante operante in Italia. Il rappresentante cura gli adempimenti mensili: elaborazione del Libro Unico del Lavoro (LUL), calcolo e pagamento dei contributi, invio dei flussi Uniemens.

L’istituto riguarda esclusivamente i rapporti con gli enti previdenziali. Non coincide con la rappresentanza fiscale né con la rappresentanza legale dell’impresa.

Perché sorge l’obbligo: il principio di territorialità

La contribuzione previdenziale è dovuta, di regola, nel Paese in cui il lavoratore svolge fisicamente l’attività (principio della lex loci laboris). Nell’Unione europea il principio è sancito dall’art. 11, par. 3, lett. a), del Regolamento (CE) n. 883/2004. Il fatto che il datore di lavoro sia estero e non abbia una sede in Italia non esclude quindi l’assoggettamento del rapporto alla disciplina contributiva italiana.

Quando la rappresentanza è necessaria

Datore di lavoro con sede in un altro Paese UE

Il lavoratore che svolge la propria attività in Italia, ad esempio in smart working, senza che ricorra un distacco ai sensi dell’art. 12 del Regolamento (CE) n. 883/2004 e senza una deroga, è soggetto alla legislazione previdenziale italiana. Sono dovuti all’INPS i contributi IVS (invalidità, vecchiaia e superstiti), a carico di datore di lavoro e lavoratore, e i contributi “minori” che dipendono dall’inquadramento dell’azienda: malattia, maternità, Fondo di garanzia TFR, NASpI e altre contribuzioni. Se l’attività è svolta in più Stati, la legislazione applicabile si determina secondo l’art. 13 dello stesso Regolamento, tenendo conto della quota di lavoro svolta in Italia.

Datore di lavoro extra-UE, senza accordo di sicurezza sociale con l’Italia

È il caso, ad esempio, del lavoratore inviato in Italia per un incarico pluriennale (long term assignment) con il ruolo di supervisor. Il datore di lavoro estero, responsabile del trattamento economico e normativo del lavoratore, deve aprire la rappresentanza previdenziale. Sono dovuti sia i contributi IVS sia i contributi “minori”, senza esoneri.

Datore di lavoro extra-UE, con accordo bilaterale di sicurezza sociale

Se l’accordo garantisce la continuità della contribuzione IVS nel Paese di origine, ad esempio per un incarico di breve durata (short term assignment) di un Senior Engineer, all’INPS sono dovuti i soli contributi “minori” a carico del datore di lavoro estero, nella misura prevista dalla normativa e dalle istruzioni INPS vigenti. L’INAIL segue una disciplina autonoma.

La rappresentanza previdenziale resta necessaria. In questo caso il LUL è elaborato ai soli fini del calcolo dei contributi minori, e l’Uniemens è comunque inviato ogni mese. L’esonero dalla contribuzione IVS opera alle condizioni stabilite dal singolo accordo, che di regola comprendono limiti di durata e la documentazione attestante la copertura nel Paese di origine.

Dipendente che lavora da remoto in Italia per un’azienda estera

Accade spesso che il lavoratore, titolare di un contratto di diritto estero, scelga di lavorare dall’Italia, senza esigenze aziendali e senza che la società datrice abbia in Italia un ufficio di rappresentanza, una filiale o una controllata. In questo caso l’azienda estera deve aprire la rappresentanza previdenziale e versare i contributi alla Gestione INPS dei Lavoratori Dipendenti, sia per la propria quota sia per quella del lavoratore, che viene trattenuta in busta paga con obbligo di rivalsa.

Quando la rappresentanza può non essere necessaria

• Distacco da altro Stato UE con certificato A1. Il lavoratore resta soggetto alla legislazione dello Stato di invio, entro i limiti previsti dall’art. 12 del Regolamento (CE) n. 883/2004.
• Accordo quadro sul telelavoro transfrontaliero abituale. L’Italia ne è parte dal 1° gennaio 2024. Su domanda, il telelavoratore che svolge nello Stato di residenza meno del 50% dell’orario di lavoro può restare soggetto alla legislazione previdenziale dello Stato del datore di lavoro. L’INPS ne ha illustrato l’applicazione con il messaggio n. 1072 del 13 marzo 2024. L’effetto non è automatico: richiede la domanda, l’adesione anche dello Stato del datore di lavoro e il rilascio del certificato A1. Oltre la soglia del 50%, l’accordo non si applica.

Gli adempimenti del rappresentante previdenziale

Una volta aperta la posizione, il rappresentante provvede ogni mese a:

• elaborare il LUL;
• calcolare e versare i contributi dovuti;
• inviare il flusso Uniemens;
• predisporre la Certificazione Unica per il lavoratore.

Come si apre la rappresentanza previdenziale

La procedura si articola in quattro fasi:

1. raccolta della documentazione relativa alla società estera;
2. richiesta telematica di apertura della posizione INPS;
3. invio via PEC della documentazione all’ufficio INPS competente;
4. acquisizione della comunicazione relativa alle aliquote contributive applicabili, al settore di attività, alla classe e alla categoria.

Profili fiscali: un piano distinto

La rappresentanza previdenziale non fa del rappresentante un sostituto d’imposta. Se la presenza del dipendente in Italia non configura una stabile organizzazione della società estera, di regola non sorgono obblighi di sostituzione d’imposta a carico del datore di lavoro non residente. Il lavoratore liquida allora l’IRPEF nella propria dichiarazione dei redditi, sulla base della Certificazione Unica. Se l’attività del dipendente configuri o meno una stabile organizzazione va valutato caso per caso.

Che cosa verificare prima della nomina

• il Paese in cui ha sede il datore di lavoro e l’eventuale accordo di sicurezza sociale con l’Italia;
• la natura dell’invio: distacco, assunzione locale o smart working scelto dal lavoratore;
• il luogo effettivo di lavoro e la percentuale di attività svolta in Italia;
• la durata dell’incarico;
• l’esistenza di certificati di copertura (A1 o equivalenti);
• la presenza di una sede o di una controllata italiana;
• l’inquadramento contributivo attribuito dall’INPS.

In sintesi

L’azienda estera che impiega personale operante in Italia deve individuare la legislazione previdenziale applicabile prima di avviare il rapporto. Quando i contributi sono dovuti all’INPS, integralmente o solo per la quota “minore”, occorre nominare un rappresentante previdenziale. Lo Studio BCZ assiste le imprese estere nella verifica del regime applicabile, nell’apertura della rappresentanza e nella gestione del payroll mensile e dei relativi adempimenti. Per la valutazione di un caso concreto è possibile contattare lo Studio.